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Mejores Prácticas ITAM 2: Ciclo de Vida de los Activos de TI

Mejores Prácticas ITAM 2:  Ciclo de Vida de los Activos de TI

En esta segunda parte de la serie de Mejores Prácticas ITAM aprenderá cómo realizar un seguimiento del ciclo de vida completo de los activos. El objetivo es conocer el estado actual de cada activo en su entorno.

Cada organización cuenta con sus políticas de alta, mantenimiento y eliminación de activos. Es necesario para controlar el ciclo de vida de los activos cubrir todas las etapas del mismo dentro de la organización. Cada etapa puede constar de uno o más estados asociados a la misma.

Una configuración típica del ciclo de vida de un activo, junto con sus estados asociados puede ser la siguiente:

  • Solicitud de activos (requerido)
  • Aprobación (en espera de aprobación, aprobado)
  • Adquisiciones (comprado, alquilado)
  • Despliegue (en la instalación, instalado) Uso (en uso)
  • Almacenamiento (en la tienda, en la reparación)
  • Expiración (caducado / depreciado)
  • Eliminación (dispuesto)

En el ciclo anterior, el activo se solicitó inicialmente por un departamento o un usuario. Se genera una solicitud de compra y se envía para su aprobación. Una vez aprobado, el activo es adquirido e instalado en el entorno de TI. El activo entonces se empieza a utilizar mediante la asignación a un usuario. Si ya no se requiere el activo o es necesario repararlo se pasa al almacenamiento. Por último, si el activo ha caducado o se ha depreciado pasa al estado de expiración, para posteriormente ser eliminado.

Otra tarea importante es realizar un seguimiento de los estados activos meticulosamente. Por ejemplo, una estación de trabajo se puede utilizar durante un par de días y después se mantuvo en almacenamiento hasta que surge la siguiente necesidad. Por lo tanto, es importante que se actualice periódicamente los estados y se mantengan al día.

Los avances en la tecnología nos han beneficiado con los conceptos de etiquetado de activos como códigos de barras, RFID y GPS, lo que permite simplificar el seguimiento de activos. Estos conceptos de etiquetado de activos nos ayudan a identificar la propiedad, la ubicación y la configuración de los activos de forma continua.

Beneficios del seguimiento de los activos

1. Los datos de los activos se vuelve más fiable

Tener información actualizada y precisa sobre sus activos, en cualquier momento dado, ayuda a tomar las decisiones correctas.

2. Ofrece escalabilidad

A medida que su organización crece en tamaño, el número de activos de TI que se requieren para apoyar sus operaciones de negocio aumenta. Un proceso de seguimiento de activos de TI adecuada ayuda a realizar un seguimiento y mantener activos con un mínimo esfuerzo, independientemente de la cantidad.

3. Se puede planificar el futuro para cualquier requerimiento de Activos de TI

Vamos a usar el ejemplo de una tienda de autoservicio. Durante su temporada alta, la empresa contrata personal temporal para satisfacer la demanda adicional. Esto, a su vez, produce un aumento en el requerimiento de equipos. La empresa debe tener una reserva de óptima de equipos para continuar la operación del negocio sin interrupción. Esta estimación de la reserva sólo puede ser identificada fácilmente si los activos existentes tienen un seguimiento correcto.

Si en tu organización requieren de una solución de Service Desk con gestión de activos, te animamos a que eches un vistazo a ServiceDesk Plus.

 

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